Resposta #6: Como fazer um evento?

Faz um tempo que não me perguntam nada. Então, sempre que um leitor tem algum questionamento, eu me prontifico em responder. Na última postagem do Top 30, comentarista assíduo aqui do blog (Cássio) me indagou sobre eventos e cá estamos nós. Claro que nem sempre uma pergunta rende uma postagem, mas acho que o assunto de hoje é importante e merece uma. Veja o comentário dele:

Respondendo: não tinha. Agora temos! Eu não sou uma autoridade no ramo de organização de eventos, mas eu divulgo o hobby, em eventos, desde 2012. Então, por mais que o trabalho tenha sido mal feito, acho que tenho algum conhecimento para transmitir.

Acho que o primeiro passo antes de começar um evento é saber sua motivação por trás da criação do evento. A minha é bem simples: divulgar o hobby. Todo o resto vira consequência. Afinal, divulgando o hobby eu aumento a base de jogadores. Consequentemente, aumento o grupo de pessoas que eu posso jogar, seja no evento ou fora dele. Assim, aumenta minha chance de conhecer pessoas que se tornem amigos, afinal teremos algo em comum. A maioria das minhas amizades foi por conta dos jogos de tabuleiros. Então, eu continuo fazendo eventos, pois é uma boa maneira de espalhar a palavra que é convertida em amor. Bonito, né?

Acho que meu motivo é bom o suficiente. Sendo que talvez para você não seja. Então, pondere. Iniciar a organizar eventos sem a motivação correta só vai lhe render frustrações.

Bom, com sua motivação bem posicionada, você já pode começar. Ué, mas não precisa de um lugar? É verdade. Esse é o primeiro problema de organizar um evento. Ter um local. Não é possível fazer um evento de jogos de tabuleiro em qualquer canto. Você precisa de mesas e cadeiras, preferencialmente mesas que caibam um jogo. Quais os locais mais comuns para eventos? Eu sempre organizei em algum lugar com comida. Então, ou era em algum restaurante, lanchonete, bar, praça de alimentação. Une o útil ao agradável. Jogatinas tendem a demorar, as pessoas tiram intervalo para comer. Existem locais mais propícios? Sim, se você tiver na sua cidade alguma loja de jogos seria o ideal. Entretanto, raramente trabalhamos com o ideal.

Como conseguir um local desses? Bom, é aqui que mora o problema. Você precisa saber vender seu peixe ou ter os contatos certos. Muito provavelmente você consegue chegar em um Subway e perguntar “qual o dia com menor movimento aqui? posso ocupar umas mesas?”. Você explica do que trata, pois muitas vezes acham que é poker ou jogos com aposta. Talvez fosse até o caso de levar um jogo para mostrar (eu recomendaria levar um bem leve e com a cara mais inofensiva possível). Não é difícil conseguir, mas talvez você fique com um evento numa terça à noite. Não é o melhor dia, pessoal chega cansado do trabalho e talvez não queira participar da jogatina. Outra maneira é conseguir com algum conhecido um espaço. Convenhamos, o evento está começando agora, não vai ocupar muito espaço. Talvez seja o caso de ver a política do Shopping local quanto a ter pessoas na praça da alimentação sem comer. Quem sabe até testar? Vai você e seu grupo e fica jogando lá por uma tarde inteira.

Na minha opinião, conseguir o local é o pior do processo inteiro. Pois, uma vez conseguido não é garantido manter. Já mudamos evento de local repetidas vezes, pois o dono não sentia o retorno que queria. Então, dependendo de onde você more e de quem conheça, as coisas podem ser mais fáceis ou mais difíceis.

Outros locais que tem rendido sucesso em alguns eventos são: escolas, universidades e hotéis. É aquela, tendo mesa e cadeira o pessoal se vira. Então, se a via da comida não der certo, essas alternativas podem dar. O hotel pode se beneficiar em caso de possuir restaurante. As escolas e universidades não se beneficiariam, mas talvez o caráter lúdico dos jogos desperte o interesse dos professores e alunos. É aquela, você precisa de um lugar. Tem que correr atrás.

Uma vez conseguido o local, é importante que você leve público. Especialmente se você comentou que poderia render lucro ao local. Como fazer isso? Pede ajuda de quem você já conhece. Espalha a palavra, diz que é terá um evento inaugural e que a continuidade depende do público prestigiar. E é a realidade… Nesse momento pode ser o caso de criar uma rede social para o evento. Facebook parece estar caindo em desuso, mas ainda parece ser bastante utilizado pelo pessoal da faixa etária que costuma jogar tabuleiro (26-40 anos). Instagram é uma via, mas não sei até que ponto realmente divulga bem o negócio. Não entendo muito de rede social, sei que você precisa de uma para o evento. Seja uma página, grupo, usuário, alguma coisa. É lá que você vai postar os dias do evento e dizer pro pessoal que aparecer perdido no evento sobre onde conseguir mais informações.

Eu recomendaria você ficar nessa por pelo menos algumas edições do seu evento. Isto é, apenas uma presença em rede social e pronto. Talvez depois de umas três edições, fosse o momento de começar a investir mais no evento. Infelizmente, a grana vai sair do seu bolso mesmo. Mas o que são uns 100 reais para quem gasta 300 em um jogo de tabuleiro e tem trocentos? É bom você ter um banner para o evento. Assim, as pessoas podem ter uma ideia do que acontece ao passar por perto ou transitando pelo local com outro propósito. Outro artefato importante de ter é um cartão de visita. O banner você pode usar durante o evento, mas se passar alguém mais interessado você pode deixar com ela um cartão. No cartão pode ter as redes sociais, e-mail e quem sabe até telefone com WhatsApp? Um panfleto as pessoas costumam jogar fora, mas cartão de visita cabe na carteira que é uma beleza. Esses cartões são especialmente úteis quando você comentar com um jogador em potencial em outro local. Eu fiz mil cartões na época e “nunca” terminou. Rendeu bastante e foi muito útil na divulgação do evento. Serve até para algum frequentador assíduo distribuir entre os amigos. O fato de você ter perdido tempo e dinheiro para fazer o cartão, faz as pessoas terem algum respeito e curiosidade com o evento que não teriam caso contrário.

Acho que é mais ou menos por aí o fluxo. A tendência é que nas primeiras edições seja apenas você seus amigos. Com o tempo, se você fizer por onde, vai crescer. Sendo que você precisa ser comunicativo, gente boa e claro… Levar os jogos certos. Não adianta levar um bocado de Euro pesado, por mais que seja seu estilo predileto. Você entrou no negócio de catequizar jogadores agora. Você precisa de uns jogos leves e fáceis de explicar. Apareceu um curioso, mas que ficou intimidado em jogar? Mostra um jogo que você explica sem nem ele sentar na mesa. Talvez vendo o quão fácil é, ele crie coragem. Se o jogo já tiver montado na mesa, melhor ainda. Se o jogo for “vistoso”, melhor ainda. Você tem que criar um terreno favorável aos curiosos. São esses que serão atraídos primeiro e terão maior possibilidade de serem conquistados. Você vai passar bastante tempo explicando regras, por isso é bom contar com ajuda de alguns amigos. Se cada amigo puder tomar conta de uma mesa, ninguém precisa ficar sem jogar e todo mundo se diverte.

Com o tempo, seu evento vai se tornar meio que auto-suficiente. Isto é, jogadores que não fazem parte da organização vão aparecer nele e formar suas próprias mesas. A tendência é crescer e se expandir. Uma comunidade termina sendo formada por conta do evento. Vai chegar um ponto que as pessoas começam a marcar jogatinas em casa e até somem um pouco do evento. Sendo que dependendo da periodicidade e do tamanho da cidade, eles vão reaparecer para rever os amigos. A experiência de organizar um evento e ver ele crescer é muito boa, pois você percebe o quanto aquilo serviu para unir as mais diversas pessoas. Se você pensar em fazer um evento, não pense mais, faça. Pode dar errado? Pode, mas se der certo vai ser incrível.

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